Problemlösung muß nicht immer im Sinne einer Methode oder Fertigkeit verstanden werden, sie kann auch als Prozeß gesehen werden. Ein Prozeß ist keine Methode, ebensowenig ein Werkzeug das auf nur eine Art oder Kategorie von Problemen limitiert ist. Man kann einen Prozeß wiederholen, ihn mehrmals durchdenken, sich mit Unterpunkten des Problems beschäftigen, oder das Gesamtproblem auf komplexeren und anspruchsvolleren Ebenen analysieren.
Ein effektiver Problemlösungsprozeß besteht aus vier ineinandergreifenden Stufen, unabhängig von der Art des Problems und gleichgültig zu welcher Schule man normalerweise tendiert.
Diese erste kritische Stufe zielt auf eine genaue und vollständige Problembeschreibung ab. Es ist eine dokumentierte Erklärung, die detailliert den Unterschied (Lücke) zwischen den tatsächlichen (Ist) und den gewünschten (Soll) Bedingungen wiedergibt. Die Lücke ist somit ein Synonym für das Problem.
Ein Problemstatement muß eine Beschreibung darüber enthalten, wo im Prozeß das Problem auftritt, wann es auftritt, wie oft und in welchem Ausmaß. Häufig wird diese Stufe nicht formell und wenig strukturiert ausgeführt und nur durch Hörensagen und Spekulationen anstatt durch Beobachtungen, Messungen und Fakten untermauert. Eine exakt definierte Problembeschreibung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Problemlösungsprozeß.
Wenn das Problem einmal klar herausgearbeitet ist, können mögliche Ursachen identifiziert werden. Die Ursachen für ein komplexes Problem können systematisch ans Tageslicht gebracht werden und durch Brainstorming in der Gruppe einem Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) zugeordnet werden.
Der schwierigere Teil der Problemanalyse besteht in der Einteilung der Ursachen und deren möglich Auswirkung auf das Problem. Dies resultiert in einer Prioritätenliste der Ursachen und einer ausgewählten möglichen Hauptursache.
Nun müssen Aktionen erarbeitet werden die auf jede der Hauptursachen abzielen. Dies kann bei einem komplexen Problem wiederum mit Hilfe von Brainstorming geschehen. In dieser Phase werden allmählich sogenannte Korrekturmaßnahmen (wobei die Negativeffekte eines Problems lediglich korrigiert oder behoben werden) und Präventivmaßnahmen ( Methoden die verhindern sollen, daß das Problem jemals wieder auftaucht) in Erwägung gezogen.
Das Ziel dieser dritten Stufe besteht darin, eine oder mehrere Lösungen auszuwählen, die am wahrscheinlichsten zur Beseitigung des Problems beitragen.
Die letzte Stufe stellt die Frage "Was wäre wenn...?". Genauer gesagt, zielt sie auf die Identifizierung der Schwachstellen, d.h. auf Fehlermöglichkeiten der für die Implementierung vorgesehenen Maßnahmen ab. Auch hier kann Brainstorming wieder sehr hilfreich sein. Gleichgültig welcher Ansatz gewählt wird, sollte das Ergebnis eine weitere Aktionsliste sein, um die bereits identifizierten Aktionen zu untermauern.
Die Implementierung der gewählten Lösung muß überwacht und die Fortschritte müssen festgehalten werden.
Siehe auch Firmenübergreifende Problemlösungsprozesse, PDCA, 8D-Problemlösung und TRIZ.